イベント成功の秘訣「マスタープランをつろう!」

February 17, 2018

 

 

こんにちは!今回のテーマは「イベント成功の秘訣!」について書いていきます。

 

仕事柄イベントの相談を受けることが多くなってきました。

 

そこで、イベント成功の秘訣について皆さんと一緒に考えて見たいと思います。

 

 

マスタープランとは、イベント開催の基本のとなります。

 

このプランをもとにイベントの詳細を決めていきます。

 

イベントの場合、下記のように6W2Hなどでまとめるのもひとつの方法です。

 

いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、だれに(Whom)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)、いくら(How much)

もう少し詳しく見てみましょう

 

いつ(When)
いつ開催するかを決める作業です。
集客する対象の方が参加しやすい日程を選ぶことが大切です。
例えば、有職者の場合は、週末や祭日に開催する。平日の開催は夜に時間を設定することが考えられます。
また、専業主婦を対象にするならば、平日の昼間ということになります。

 

どこで(Where)
会場選びも大変重要です。
会場のキャパシティ(収容規模)、設備、アクセスなど、イベントに必要な要件が満たされる会場選びが必要となります。

 

だれが(Who)
主催するのは誰かを明確にしなければなりません。
個人なのか団体、数名のプロジェクトチームなど形態は様々ですが、責任者を明確にする必要があります。また、当日の受付け、進行スタッフ、アテンドなどの担当者も決める必要が出てきます。

 

だれに(Whom)
イベントに「だれに」参加していただくのかを明確にします。
対象によってはイベントの内容や会場の装飾、集客方法など全てに関わってきます。
できるだけ具体的にしておきましょう。

 

なにを(What)
イベントの内容を決めます。
大切なのは、参加する側にとってどんなメリットがあるかを考えながら決めていくことです。
「こんなイベントをやりたい」というだけでは、お客様には参加して頂けません。
催し物の内容、お料理、飲み物、会場装飾など特徴のあるものにしましょう。

 

なぜ(Why)
なぜこのイベントを開催するのか?をはっきりさせましょう。
開催に至るまでの背景や開催するい意義などを決めます。
また、開催した結果得られる成果についても、目標として設定しておきます。

 

どのように(How)
開催までのアクションステップを書き出します。
また、当日の進行表、準備物など具体的にしておくことで、当日のオペレーションがしやすくなります。

 

いくら(How much)
参加料や費用を項目別に書き出します。

以上の項目を書き出していくことでイベントが具体的になっていきます。
書き出す順番はどこからでもいいので書き出しやすいところからはじめましょう。

 

「女子の学校」ではパーティイベントや各種イベントのプロデュースや開催に関するアドバイスを行っています。
お気軽にお問合せ下さい。

 

 

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